Assistant.e de direction & Coordonnateur.trice de studio

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Relevant directement du Président directeur général de l’entreprise, l’Assistant(e) de direction est principalement responsable de soutenir et d’assister celui-ci dans la gestion de son emploi du temps, de ses déplacements et de ses communications quotidiennes (internes et externes).

Sous la supervision du Gestionnaire des opérations, l’Assistant(e) de direction s’occupe également de coordonner les diverses activités du studio et de gérer la réception (visiteurs, colis, etc.)

Fondé en 2008 et basé à Montréal, QC, Canada, Float4 est un studio de design immersif primé, passionné par le tissage d’expériences numériques dans des espaces physiques afin
d’amplifier leur identité.

Avec son équipe créative et polyvalente, Float4 vise à redéfinir les conventions en concevant, en produisant et en intégrant des installations multimédias qui attirent et interpellent des auditoires ciblés, qu’il s’agisse d’environnements immersifs, d’architecture médiatique à grande échelle ou encore d’installations interactives à échelle humaine.

Description de l'emploi

Avantages

Travail hybride, possibilité de télétravail 2 jours / semaine
Horaires flexibles
Super ambiance d’équipe
Avantages sociaux attractifs

Responsabilités

Assistant(e) de direction

Gérer quotidiennement l’agenda du Président directeur général et la logistique qui y est associée (planification, organisation, coordination et gestion des salles de réunions et logistique connexe, logistique de voyage, etc.)
Assister à des réunions, à la demande du Président directeur général, pour rédiger les compte-rendu et assurer le suivi
Coordonner et gérer la boîte de courriels du Président directeur général et répondre aux demandes d’information et aux questions, tout en respectant les limites de ses compétences
Filtrer et orienter toutes les demandes et les correspondances envoyées au Président directeur général, en établir les priorités et en effectuer le suivi nécessaire
Effectuer les tâches et les suivis nécessaires en ce qui a trait à la planification et la gestion de l’agenda du Président directeur général
Assurer le suivi des communications avec les divers collaborateurs internes et externes du Président directeur général (ex. les clients, les fournisseurs, etc.)
Préparer des présentations orales et écrites (ex. rédiger, corriger et traduire divers documents en français et en anglais)
Préparer les rapports de dépenses du Président directeur général
Effectuer toute autre tâche connexe qui pourrait être pertinente pour le Président directeur général
Offrir du soutien administratif au Directeur général

Expérience des employés et coordination du studio

Coordonner l’expérience collective du studio (assurer un environnement agréable et positif pour les employés, les sous-traitants et les clients, organiser des activités sociales à l’interne et promouvoir la culture du studio)
Soutenir le Gestionnaire des opérations dans l’orientation des nouveaux membres de l’équipe
Coordonner l’amélioration et l’entretien des espaces de travail (mobilier, fournitures de bureau, etc.)
Coordonner l’utilisation des outils et processus utiles au fonctionnement quotidien du studio
Collaborer avec le Gestionnaire des opérations pour conceptualiser et mettre en œuvre de nouveaux outils et politiques de studio
Coordonner la boîte de courriels Float4 info@float4 et acheminer les courriels aux bonnes personnes
Recevoir et filtrer les appels téléphoniques acheminés au studio
Accueillir et orienter les visiteurs qui entrent au studio

Tâches administratives

Soutenir le Gestionnaire des opérations dans toute tâche administrative.

Qualifications et compétences requises

Minimum de 2 ans d’expérience administrative dans un rôle similaire, soutenant des cadres supérieurs dans un environnement professionnel et dynamique
Capacité à traiter des informations hautement confidentielles ; la diplomatie et la discrétion sont d’une grande importance
Un grand souci du détail
Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois, excellentes compétences en gestion du temps
Proactif, capacité à travailler avec un minimum de supervision et de direction
Bonne connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau
Parfaitement bilingue en anglais et en français, excellentes compétences en communication verbale et écrite
Connaissance avancée de Google Suite : Gmail, Google Calendar, Google Drive, Docs, Sheets et Slides
Connaissance de la création, de l’annotation et de l’édition des PDFs
À l’aise avec plusieurs fuseaux horaires
Expérience avec les comptes de dépenses Dext, un atout

Considérant la diversité comme une véritable richesse, Float4 invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Aussi, chez Float4, nous regardons au-delà de votre CV. Dites-nous ce que vous pouvez apporter à l’équipe. Si cette opportunité vous intéresse, envoyez votre CV et une courte lettre de présentation à jobs@float4.com.

Remarque : dans le présent document, le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.